Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant

resden. Als direktes Mitglied der EPEX SPOT handeln wir Strom mit unserem selbst entwickelten Algotrader und bauen parallel eigene Batteriespeicherprojekte auf. Auch unsere KI-Agenten haben wir selbst entwickelt: Sie unterstützen uns rund um die Uhr, von der Finanzübersicht über die Qualitätskontrolle bis zur Koordination im Team. Bei uns erleben Sie echtes Start-up-Leben: ein internationales Team, Innovation statt Bürokratie und Ideen, die direkt in der Praxis ankommen. Ihre Rolle Sie sind die rechte Hand des Geschäftsführers und die organisatorische Schaltzentrale von BaehrBots. Als Organisationstalent mit Allround-Profil behalten Sie alle Bereiche im Blick, von Finanzen und Verträgen über Personal bis zu Behörden und Office. Sie erinnern die Geschäftsführung proaktiv an alles, was im Tagesgeschäft untergehen könnte, und sorgen dafür, dass Termine, Fristen und Prioritäten verlässlich sitzen. Unsere KI-Agenten nehmen Ihnen dabei Routine ab, etwa indem sie fehlende Belege automatisch melden. Sie sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt. Aufgaben Ihre Aufgaben Kommunikation: Sichten und Vorbereiten der Korrespondenz per E-Mail, Post und Telefon, Entwürfe und Antworten; erste Anlaufstelle für Partner, Kunden, Dienstleister, Banken und Behörden; Pflege unserer Kontakte im CRMPrioritäten & Fristen: Sie behalten offene Themen, Zusagen und Fristen im Blick und erinnern die Geschäftsführung rechtzeitig, bevor etwas liegen bleibtKalender & Meetings: Termin- und Zeitmanagement der Geschäftsführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokolle, Nachhalten von BeschlüssenBuchhaltung & Zahlungsverkehr: Laufende Pflege von DATEV, Zuordnung von Rechnungen und Belegen zu den Transaktionen, Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, offene Posten und MahnwesenFinanzübersichten: Zahlungs- und Liquiditätsübersichten sowie monatliche Auswertungen für die Geschäftsführung; Abstimmung mit Steuerberatung, Lohnbüro und BankenVerträge & Compliance: Vertragsverwaltung, Überwachung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Meldefristen, Versicherungen, Unterschriftenmappen, Pflege von Datenschutz- und Compliance-UnterlagenBehörden, Prüfungen & Förderung: Zusammenstellen von Unterlagen für Finanzamt, Zoll und andere Behörden; Unterstützung bei Förder- und FinanzierungsanträgenPersonal: Organisation von Bewerbungsprozessen, On- und Offboarding, Pflege der Personalakten, Urlaubs- und Arbeitszeitübersichten, Vorbereitung der LohnabrechnungReisen & Events: Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen; Organisation von Team-Events, Partnertreffen und MessebesuchenOffice, IT & Einkauf: Post, Bestellungen, Dienstleister, Firmenfahrzeuge, Hardware und SoftwarelizenzenUnterlagen & Projekte: Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Recherchen, Ablage nach Firmenkonvention und Nachverfolgung von Aufgaben über alle Teams hinweg Qualifikation Ihr Profil Das bringen Sie mit Abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor) in Betriebswirtschaftslehre oder einem vergleichbaren Fach, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office-Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen RolleGrundkenntnisse in Buchhaltung und Zahlungsverkehr sowie ein sicherer Umgang mit ZahlenDeutsch verhandlungssicher in Wort und SchriftSehr sicherer Umgang mit Google Workspace und SlackAbsolute Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen InformationenAllround-Mentalität: Sie denken mit, arbeiten proaktiv und behalten auch bei vielen parallelen Themen den ÜberblickKlare, ehrliche Kommunikation und ein sicheres Gespür für die Grenze zwischen „erledigen“ und „erst rückfragen“ Ein Plus EnglischkenntnissePraxiserfahrung mit DATEVErfahrung in einem regulierten Umfeld (Energie, Finanzen, Recht, Beratung)Erfahrung mit Behörden, Notariaten und SteuerberatungErfahrung mit KI-gestützten Werkzeugen und Freude daran, Routinearbeit zu automatisierenFührerschein Klasse B Benefits Was wir bieten Wettbewerbsfähiges Gehalt mit echter Perspektive: Je nach Leistung sind Boni, Gehaltserhöhungen und Beförderungen möglichEine Schlüsselrolle mit Einblick in alle Bereiche eines wachsenden EnergieunternehmensKI-Agenten als Kollegen, die Ihnen Routinearbeit abnehmenViel Raum für Entwicklung: persönlich und fachlich, mit monatlichen Entwicklungsgesprächen und klaren ZielenWeiterbildungsbudget und Zeit für Fortbildung, ob Sprachkurs, KI-Werkzeuge oder Assistenz-Zertifikat: alles, was Sie weiterbringtWorkshops, Messen und Konferenzen, z. B. ees Europe in München, E-world in Essen oder WeAreDevelopers World Congress in Berlin26 Tage Urlaub, sechs Tage mehr als gesetzlich vorgeschriebenMacBook und Firmen-SIM-Karte mit unbegrenztem Datenvolumen bei voller Geschwindigkeit, beides auch zur privaten NutzungInternationales, hochmotiviertes Team mit regelmäßigen Team-EventsFlexible ArbeitszeitenModerner Arbeitsplatz in zentraler, gut angebundener Lage in Dresden Bewerbung Klingt nach Ihnen? Dann senden Sie uns Ihren Lebenslauf. Ein Anschreiben ist kein Muss, hilft uns aber sehr, Ihre Ziele und Vorstellungen kennenzulernen. Auch Empfehlungsschreiben und Zeugnisse sind willkommen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Skills: Administration and Secretariat